Статьи

5 головних запитань про електронний документообіг

5 головних запитань про електронний документообіг

У темні-темні часи, у темній-темній країні, у темному-темному місті, у темній-темній компанії сидить сумний-сумний менеджер та перебирає величезну-величезну купу паперів. На жаль, це не страшилка, яку можна почути біля вогнища у таборі, а сурова реальність багатьох компаній.

Вячеслав Сотник, Head of Marketing and PR hh.ua | grc, розкрив головні аспекти, які доведуть, що паперовий документообіг має лишитись у темних часах, а у світле майбутнє варто взяти діджиталізацію.

І тих, хто дочитає статтю до кінця, чекає відповідь на головне запитання життя, всесвіту і всього такого: як менше витрачати свій час, пришвидшити бізнес-процеси та зберігати 6% доходу на рік.

1. Впровадження електронного документообігу – досить широке поняття. Які його формати існують?

Насправді е-документообіг може бути:

  • внутрішнім (усередині компанії, в основному для погоджувальних процедур і візування документів) – наприклад, накази про відрядження, відпустки тощо, процеси навчання персоналу
  • зовнішнім (з контрагентами і партнерами), в тому числі й юридично значущим. Це означає, що електронна версія документа з нанесенням на нього електронного цифрового підпису (ЕЦП) або КЕП (кваліфікований електронний підпис) має таку ж юридичну силу, як і її паперова альтернатива з мокрою печаткою і підписом. Одним з останніх глобальних нововведень у зовнішньому документообігу став Наказ МінІнфраструктури України від 03.06.2019 р. № 413 (почав свою дію з 12 липня 2019 р.), який дозволив використання електронної версії товарно-транспортної накладної (ТТН)

У будь-якому разі і зовнішній, і внутрішній документообіг скорочують витрати робочого часу на пошук та очікування надходження документів, зменшують імовірність безповоротної втрати документів і помилок через людський фактор.

2. А які ще пруфіти отримують компанії після переходу на електронний документообіг?

За даними провайдера е-документообігу EDIN, близько 6% прибутку компанія в середньому витрачає на обслуговування паперового документообігу. Якщо взяти практичний кейс одного з клієнтів компанії, Alef Estate, то економія тільки на оренді паперового архіву щомісяця складає близько 40 тис. грн, а ефект від автоматизації фінансового контролю в компанії і того більше – від 225 тис. грн на місяць.

Але користь від впровадження е-документообігу вимірюється далеко не тільки грошима. Візьмемо умовну компанію X, співробітники якої в рік отримують чи роздруковують 300 тисяч документів у 2 копіях кожен (тобто всього 600 тисяч папірців формату А4). Якщо всі ці роздруковані аркуші скласти один на одного, то вийде паперовий монстр заввишки 61,2м (майже як Батьківщина-мати). Знищення цього монстра (тобто перехід на електронний документообіг) дозволяє зберегти від вирубки 72 дерева і кисень для 78 800 чол.

Порахуйте самі:

✅ 1 лист аркуша А4 важить 5 грамів

✅ 1 тонна паперу = 24 дерева

✅ 600 000 аркушів = 3 тонни чи 72 дерева

✅ 1 дерево на добу забезпечує киснем 3 чоловік

✅ 72 дерева забезпечують киснем 216 чол. на добу або 78 800 на рік

Ось така цікава математика. І це лише одна умовна компанія. А якщо їх десять, двадцять? Як говориться у жарті, якби дерева роздавали безкоштовний Wi-Fi, ми засадили б ними всю планету, але вони всього лише виробляють кисень, яким ми дихаємо…

3. Окей, електронний документообіг – це круто. Але як його впровадити?

Тут є два варіанти: «пилити» систему з нуля під себе або скористатись уже готовими рішеннями. В кожного з них є як свої переваги, так і недоліки.

Наприклад, розробка власної системи – звичайно, процес більш тривалий та ресурсомісткий. Для впровадження та підтримки електронного документообігу й автоматизації потрібні і розробники ПЗ, і тестувальники, і QA-спеціалісти, і технічні експерти підтримки систем тощо. Але в результаті ви отримаєте більш кастомізоване рішення, яке буде враховувати нюанси процесів у вашій компанії.

Другий варіант – звернутись до одного з провайдерів е-документообігу. В Україні їх назбиралось чимало: Вчасно, MeDOC, EDIN, Документи Онлайн, InBase та багато інших. Одні спеціалізуються більше на інтеграційних рішеннях, інші – на внутрішньому документообігу, а хтось закриває комплексні завдання.

Однак, щоб автоматизація е-документообігу була повноцінною, Software-as-a-Service (SaaS) рішення інтегрують із ERP-системою компанії. У провайдера EDIN, наприклад, є вдалі кейси більш ніж 100 інтеграційних систем, які дозволяють працювати з е-документообігом у звичній системі (1С, SAP, MS Dynamics тощо).

4. А як забезпечити безпеку електронного документообігу?

Який би підхід до впровадження е-документообігу ви не обрали, якими б мотивами не керувались, забезпечення інформаційної безпеки – одне з першочергових і найважливіших питань.

Більшість сервісів мають бекапи даних, здійснюють шифрування інформації в момент відправки та розшифрування в момент отримання. І сам провайдер фактично не має змоги подивитися дані на своїй платформі, він фактично виступає лише транспортом у цьому ланцюгу. Більш того, зазвичай така передача даних відбувається за допомогою спеціального протоколу безпеки передачі даних https.

А Володимир Федак, CEO компанії Hurma System, зазначає: «Клієнти довіряють свої конфіденційні дані системі автоматизації, тому важливо стежити за тим, як ця система побудована, де і в якому вигляді вона зберігає інформацію. Все це потрібно спитати у розробників до того, як ви купуєте будь-який софт. Наприклад, ми обрали модель Single Tenant Software-as-a-Service (SaaS). SaaS має два види: Multi Tenant та Single Tenant. У першому випадку всі дані клієнтів зберігаються в одній базі даних, в другому – кожен клієнт (компанія) має свою власну базу даних, відокремлену від інших. Таке зберігання суттєво підвищує рівень безпеки. Окрім того, ми шифруємо дані, регулярно робимо резервні копії для клієнтів, проводимо моніторинг системи, зміцнюючи слабкі місця, якщо вони є. Такий підхід, сумісно з якісною технічною підтримкою, надійно захищає конфіденційну інформацію наших клієнтів».

5. А що ще можна автоматизувати, окрім документообігу?

Розглянемо це на прикладі роботи рекрутера. Представники багатьох компанії б’ють на сполох: мовляв, настав тотальний кадровий дефіцит. А може, ми просто шукаємо наших кандидатів там, де їх немає?

У пошуках майбутнього місця роботи, потенцій співробітник може віддавати переваги різним джерелам для пошуку інформації про відкриті вакансій: job-порталам, спеціалізованим сайтам, соціальним мережам або інформаційно-пошуковим ресурсам тощо. До того ж ускладнює шлях до потрібного кандидата через так званий інформаційний шум.

Саме для таких випадків ми розробили спеціальний продукт – Генератор Талантів, завдяки якому можна задіяти всі канали і залежно від специфіки вакансії зробити акцент на потрібних.

При цьому враховується місце проживання, мова спілкування, стать, вік, інтереси, захоплення потенційного співробітника, індустрія, назва посади тощо. Такий гнучкий і кастомізований таргетинг уможливлює більш ефективний та влучний пошук.

Ви не «стріляєте з гармати по горобцях», ви розповідаєте про вашу компанію та вакансію у ній там, де може перебувати потрібний саме вам кандидат. І збираєте відгуки з усіх каналів в одному місці – у кабінеті роботодавця на hh.ua | grc.

Вакансии дня

Комментарии